So funktioniert es
Was das Gesetz will – und wie der Ablauf es abbildet.
Paragrafen nur dort, wo sie beim Verstehen helfen.
Der Handel, den das Gesetz anbietet
Das Unternehmen muss einen Meldeweg anbieten, über den Beschäftigte ohne Angst vor Nachteilen berichten können. Dafür bekommt es die Gelegenheit, einen Missstand selbst abzustellen, bevor eine Behörde davon erfährt.
Die Fristen und die strenge Vertraulichkeit sind nicht Bürokratie, sondern der Preis für diese Gelegenheit.
Drei Pflichten folgen daraus
- Den Kanal muss es gebenschriftlich und mündlich
- Wer meldet, bleibt vertraulichgegenüber allen, die nicht zuständig sind
- Es muss nachweisbar etwas passierenmit Fristen und Dokumentation
Der Ablauf
Acht Schritte – vier bis zum aktiven Kanal, vier für jede Meldung.
Vor dem StartSchritte 1–4
- Anfrage, Demo, Vertrag
Rein kaufmännisch. Eine Demo läuft 14 Tage mit Testdaten und Wegwerfschlüsseln; ein echter Kunde wird danach neu angelegt.
- Einrichten
Jeder Kunde bekommt eine eigene Datenbank. Bevor der Kanal aktiv wird, benennen Sie mindestens eine zuständige Person (eine zweite empfohlen: Vertretung, vier Augen), eine Ersatzperson für den Konfliktfall, einen Verwahrer für den Notfall, eine Telefonnummer und die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs.
- Schlüssel erzeugen
Alle Personen mit Schlüsselzugriff richten sich selbst ein; ihre Schlüssel entstehen in ihrem Browser und bleiben auf ihren Geräten. Die Zuständigen vergleichen die Fingerabdrücke ihrer Schlüssel außerhalb des Systems und unterschreiben die Schlüsselliste ihres Unternehmens. Wir erzeugen dabei keinen Schlüssel und erhalten keinen privaten.
- Kanal aktiv
Das Portal liegt unter einer neutral benannten Adresse, die den Arbeitgeber nicht nennt. Aushang mit QR-Code und dem wichtigsten Hinweis:
Nicht vom Firmengerät und nicht aus dem Firmennetz melden.
Für jede MeldungSchritte 5–8
- Eine Meldung geht ein
Der Melder muss keinen Namen angeben; wir speichern keine IP-Adresse. Sein Browser verschlüsselt die Meldung, bevor sie übertragen wird. Er erhält einen Zugangscode, mit dem er zurückkommen kann. Vor dem Absenden kann er angeben, ob die Meldung eine der zuständigen Personen betrifft; diese Person bekommt den Fall dann nie zu sehen.
- Fristen laufen
Das System erinnert die Zuständigen in einer täglichen Zusammenfassung, die an jedem Werktag kommt, auch wenn nichts passiert ist.
- Bearbeitung
Die Zuständigen öffnen den Fall auf ihren Geräten, prüfen, fragen über den Rückkanal nach, leiten Folgemaßnahmen ein und geben Rückmeldung. Jeder Schritt wird dokumentiert.
- Abschluss und Löschung
Mit dem Abschluss beginnt die Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. Danach wird automatisch gelöscht, es sei denn, eine Löschsperre wegen eines Rechtsstreits hält es an.
Vier Begriffe, die oft verwechselt werden
Anonym
Der Melder hat keinen Namen angegeben.
Pseudonym
Er kommuniziert über seinen Zugangscode weiter.
Vertraulich
Sein Name ist bekannt, darf aber nur den Zuständigen bekannt sein.
Re-identifizierbar
Man kann ihn aus dem Inhalt erschließen, obwohl er keinen Namen genannt hat. Das kann kein System verhindern, nur davor warnen.