Für Meldestellen
Die Software ist das Werkzeug, nicht die Meldestelle.
Was sie den zuständigen Personen abnimmt – und was sie ihnen bewusst überlässt.
Was wir mitliefern
- Auftragsverarbeitungsvertrag
- Technische und organisatorische Maßnahmen
- Subprozessorenliste
- Zuarbeit zur Datenschutz-Folgenabschätzung
- Vorlage Betriebsvereinbarung
- Muster-Verfahrensordnung
Die Vorlagen befinden sich in anwaltlicher Prüfung.
Rollen
Mindestens eine zuständige Person
Eine zweite Person ist empfohlen, als Vertretung und für das Vier-Augen-Prinzip. Bestellung sowie Bestätigung von Unabhängigkeit und Fachkunde werden mit Datum dokumentiert.
Eine Ersatzperson
Mit eigener Vertretung. Sie übernimmt einen Fall, der die Zuständigen selbst betrifft.
Ein Verwahrer
Den Sie wählen: Kanzlei, Geschäftsführung oder ein Ausdruck im Safe.
Ein Vertragsadmin
Nimmt Einstellungen vor und signiert Freigaben, kann selbst aber nichts lesen.
Fristen
- Tag 0Eingang
- binnen 7 TagenEingangsbestätigung
- binnen 3 Monaten ab BestätigungRückmeldung
Erinnerungen in der Tageszusammenfassung
- 3 Tage vorher
- 1 Tag vorher
- am Tag selbst
- danach täglich
Das System rechnet in deutscher Zeit, Monate nach dem Kalender, und verschiebt ein Fristende nicht auf den nächsten Werktag. Die Tageszusammenfassung kommt an jedem Werktag zur festen Uhrzeit, auch wenn nichts zu berichten ist. So verrät der Zeitpunkt einer Mail nicht, wann eine Meldung einging.
Die Eingangsbestätigung kann das System auf Wunsch sofort verschicken, im Namen Ihrer Meldestelle und mit Ihrem Text. Einen Schalter, der sie abschaltet, gibt es nicht; einstellbar ist nur, ob sie automatisch oder durch eine Person erfolgt. Wenn Sie es wünschen, meldet das System eine Fristüberschreitung nach einer Karenz zusätzlich an eine benannte Person, nur als Zahl. Das ist Ihre Governance-Entscheidung, keine gesetzliche Folge.
Prüfen, ohne vorher auszusortieren
Ob ein gemeldeter Verstoß unter das Gesetz fällt, prüfen Sie. Deshalb weist das Formular keine Meldung ab: Nötig sind nur eine Überschrift und die Beschreibung, die Kategorie darf offen bleiben, und geprüft wird vorher nichts. Fällt ein Fall nicht in den Anwendungsbereich, schließen Sie ihn mit Begründung und Verweis auf die zuständige Stelle, mit Bestätigung und Rückmeldung wie jeden anderen.
Befangenheit
Betrifft eine Meldung eine zuständige Person, bekommt sie den Fall nicht zu sehen. Gibt der Melder das schon beim Absenden an, entsteht für diese Person gar kein Zugriff. Stellt es sich erst später heraus, wird ihr der Zugriff kryptografisch entzogen, nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet; aufheben kann die Sperre nur jemand anderes als die gesperrte Person. Was sie vorher gelesen hat, holt kein System zurück.
Deshalb gehört in Ihre Verfahrensordnung
Sperren früh setzen.
Der mündliche Weg
Das Gesetz verlangt neben dem schriftlichen einen mündlichen Meldeweg und auf Wunsch eine persönliche Zusammenkunft. Beides stellen Sie: eine Telefonnummer und die Möglichkeit eines Gesprächs sind Pflichtangaben, bevor Ihr Mandant aktiv wird. Die Software erfasst das Protokoll, führt den Einwilligungsstatus für eine Tonaufzeichnung, legt dem Melder das Protokoll zur Korrektur und Bestätigung vor und dokumentiert die Löschung der Aufnahme.
Weitergabe und Schwärzung
Die Identität eines Melders darf nur in eng gefassten Fällen weitergegeben werden. Jede Weitergabe ist im System ein eigener Vorgang mit eigener Grundlage, eigener Einwilligung in Textform, wo das Gesetz sie verlangt, und eigenem Protokolleintrag. Schwärzung vor einer Weitergabe bleibt Handarbeit: Das System markiert Fundstellen und hält die Personenliste getrennt vom Sachverhalt, aber entfernt wird nur, was eine zuständige Person nach einer Vorschau ausdrücklich bestätigt.
Dokumentation
Jeder Schritt am Fall landet in einem integritätsgeschützten Protokoll: Nachträgliche Änderungen sind erkennbar, auch uns gegenüber, weil der Browser jeder zuständigen Person den letzten Stand der Kette bei jeder Anmeldung mit unterschreibt. Abschließen können Sie im Vier-Augen-Prinzip; diese Bestätigung durch eine zweite Person ist Voreinstellung und abschaltbar.
Aufbewahrung, Löschung, Export
nach Abschluss automatisch gelöscht
Vorwarnung vor der Löschung
bis eine Löschsperre neu entschieden wird
Eine Löschsperre für Rechtsstreitigkeiten hält die Löschung an, verschiebt das Datum aber nicht, und wird alle zwölf Monate zur Entscheidung vorgelegt; bis dahin bleibt sie wirksam. Ihre Fälle können Sie jederzeit exportieren; Export und Weitergabe laufen über einen Einmal-Link mit Code.
Der Meldekanal und der Rückkanal bleiben auch bei offenen Rechnungen erreichbar; gesperrt werden dann nur Verwaltungsfunktionen.